Le funzioni del Servizio:
Programmazione
Controllo di gestione
Controllo strategico
Valutazione della dirigenza
Programmazione
Tra le competenze del Servizio, nell’ambito della programmazione a breve termine, di primaria importanza è il Piano Esecutivo di Gestione, strumento che scinde le finalità esplicate nella Relazione previsionale e programmatica in obiettivi di breve periodo e col quale l’organo esecutivo attribuisce risorse umane strumentali e finanziarie ai dirigenti responsabili dei servizi per il raggiungimento degli obiettivi, in attuazione della separazione dei poteri stabilita dalla legge.
Essendo le risorse disponibili e approntabili limitate, la sequenza programmatoria obiettivi-attività-risorse discende necessariamente dalla definizione di scale di priorità e conseguenti scelte di allocazione delle risorse.
Letto sul piano organizzativo il circuito programmatorio si traduce in un processo negoziale attraverso il quale gli organi di espressione politico-amministrativa e quelli di espressione tecnico-gestionale contrattano il livello degli obiettivi e la quantità delle risorse.
Nell’ambito della programmazione di medio termine, il Servizio svolge un ruolo di coordinamento e raccolta dati e informazioni per la costruzione del Piano triennale degli investimenti, nonché di collaborazione col Settore Lavori Pubblici finalizzata alla stesura dello Schema del programma triennale delle Opere Pubbliche, secondo le modalità e nei termini stabiliti dall’art. 14 della Legge n. 109/1994 e successive modificazioni, da sottoporre all’approvazione della Giunta Comunale entro il 15 ottobre; tale schema è soggetto a pubblicazione per almeno 60 giorni consecutivi, prima di essere approvato quale “Programma triennale delle Opere Pubbliche”, allegato obbligatorio del Bilancio di previsione.
Controllo di gestione
Il Piano Esecutivo di Gestione, utilizzato come strumento programmatorio ed organizzativo, svolge funzione di indirizzo e controllo dell’attività complessiva dell’Ente, contribuisce a sviluppare un più alto grado di collaborazione e a dirigere l’intera organizzazione verso una meta comune.
Attraverso il controllo di gestione è possibile una migliore gestione delle risorse e quindi il raggiungimento di buoni livelli di efficacia e di efficienza nella gestione dell’Ente, nonché l’attivazione di meccanismi di incentivazione della dirigenza e del personale dipendente, previsti nei contratti collettivi di lavoro, in relazione al raggiungimento dei risultati programmati.
Attraverso l’attivazione del sistema di controllo di gestione, il Servizio verifica il grado di raggiungimento degli obiettivi formulati, dato dal rapporto tra risultato effettivo e risultato atteso, il grado di realizzazione delle attività programmate, espresso attraverso stati di avanzamento dei lavori, percentuali di attuazione dei programmi e simili, il grado di impiego delle risorse, espresso attraverso indicatori di efficienza.
Il Servizio gestisce in corso d’anno gli interventi correttivi da intraprendere a seguito del verificarsi di scostamenti tra risultati attesi e conseguiti, tra azioni programmate e realizzate, tra l’impiego delle risorse previsto e quello effettivo. Gli interventi correttivi, che trovano esplicitazione nel report di controllo infrannuale, possono riguardare, a seconda dei casi, l’azione, la programmazione o la stessa ridefinizione degli obiettivi.
La realizzazione delle fasi di aggiustamento, allorché si sostanziano in una revisione della programmazione, e/o nella ridefinizione degli obiettivi originariamente formulati, trova altresì attuazione in corrispondenti variazioni di piano esecutivo di gestione e di bilancio. Queste ultime in particolare, offrono l’opportunità di informare sistematicamente l’organo consiliare circa lo stato di attuazione dei programmi e il grado di realizzazione degli obiettivi. Il sistema di controllo interno configura un processo che fa acquisire alla fase del controllo concomitante e successivo un ruolo centrale in quanto è da qui che si innescano i processi di aggiustamento dell’azione, di eventuale ridefinizione dei programmi originariamente impostati e di definizione di nuovi.
La fase del controllo trova utile impiego ai fini della valutazione delle risorse umane e della conseguente applicazione di incentivi o disincentivi da prevedere in un sistema premiante , risultando così ulteriormente incisiva sugli atteggiamenti e sui comportamenti del personale ai vari livelli, primo tra tutti quello investito da specifiche responsabilità gestionali.
Il Servizio predispone apposita reportistica, differenziata a seconda degli oggetti e destinatari considerati, nella quale si evidenziano gli esiti dell’azione, gli scostamenti rispetto a obiettivi e programmi, le cause degli scostamenti, le relative responsabilità e le conseguenti azioni correttive.
La varietà delle informazioni necessarie, ma anche esigenze di coordinamento dell’intera attività rendono opportuno che il processo di controllo sia impostato ed amministrato in modo unitario a cura del servizio di controllo interno, con il coinvolgimento dei responsabili dei centri per quanto attiene l’individuazione delle cause degli scostamenti e la predisposizione dei necessari interventi correttivi. Le risultanze dell’attività di controllo sono messe a disposizione anche degli organi di espressione politica, sia per indubbie esigenze informative, sia per l’assunzione degli eventuali provvedimenti necessari.
Controllo Strategico
Nell’ambito dei controlli previsti dall’art. 147 del TUEL figura anche il Controllo strategico, definito come “Valutazione dell'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi ed altri strumenti di determinazione dell'indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti”.
Il Servizio dà attuazione a questa tipologia di controllo in due momenti successivi:
a preventivo, attraverso la verifica di congruenza degli obiettivi strategici, proposti dai dirigenti per l’inserimento nel Piano Esecutivo di Gestione, con i Programmi e progetti contenuti nella Relazione Previsionale Programmatica, allegata al bilancio di Previsione e quindi approvata dal Consiglio Comunale
a consuntivo, attraverso la verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati col PEG e, di conseguenza, del grado di realizzazione dei Programmi e progetti inizialmente approvati dal Consiglio medesimo.
E’ quindi evidente quanto, questa impostazione, renda il processo di implementazione, monitoraggio e verifica di attuazione delle strategie messe in campo, strettamente collegato con quello di controllo di gestione: una modalità di verifica e controllo, preventivo e sequenziale, “semplicemente logica”, ma concretamente attuabile ed efficace.
Valutazione della Dirigenza
Il controllo esercitato attraverso la valutazione della Dirigenza è stretta competenza del Nucleo di valutazione, organo collocato, in posizione di autonomia, alle dirette dipendenze del Sindaco, composto da tre membri, due interni all’Ente ed uno esterno.
La valutazione della Dirigenza si collega:
al grado di raggiungimento degli obiettivi strategici/ gestionali/ di progetto, assegnati a ciascun Dirigente attraverso il Piano
Esecutivo di Gestione
al grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati alle strutture poste in responsabilità (per i dirigenti di struttura)
alle Attitudini (direzionale, professionale) ed alle Capacità (organizzative, gestionali)
Per l’espressione della valutazione complessiva il Nucleo prende a riferimento:
- i risultati “quantitativi” del Controllo di gestione in ordine alla verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi
i documenti presentati dai dirigenti medesimi a sostegno del raggiungimento degli obiettivi, oltre a dati ed informazioni
autonomamente reperite, al fine dell’espressione della valutazione in ordine alla “qualità” dei risultati raggiunti
Autovalutazione del dirigente e Valutazione degli Assessori di riferimento, in ordine alle Attitudini ed alle Capacità
dati ed informazioni specifiche o generali autonomamente reperite.
I criteri di valutazione sono concertati con le Organizzazioni Sindacali.
Alla valutazione è collegato il sistema premiante.
La valutazione è espressa dal Nucleo attraverso Delibera del Nucleo medesimo ed è recepita dall’Amministrazione attraverso apposito atto di Giunta.