Accesso agli atti e privacy nei Servizi Demografici

Di cosa si tratta?

L’accesso agli atti della Pubblica Amministrazione è previsto nelle seguenti forme :

• ACCESSO CIVICO (semplice o generalizzato) che consente a chiunque di accedere a dati, documenti e informazioni delle pubbliche amministrazioni senza necessità di dimostrare un interesse qualificato (Art. 5, D.Lgs. 33/2013)

L’ accesso civico semplice consente a chiunque di richiedere documenti, dati o informazioni che le amministrazioni hanno l'obbligo di pubblicare nei casi in cui gli stessi non siano stati pubblicati (art.5, c. 1).

L’ accesso civico generalizzato (o accesso FOIA) consente a chiunque di richiedere dati e documenti ulteriori rispetto a quelli che le amministrazioni sono obbligate a pubblicare (art. 5, c. 2).

• ACCESSO DOCUMENTALE  (il tradizionale accesso agli atti), previsto dall'art.22 della Legge n.241/1990, permette a chiunque di richiedere documenti, dati e informazioni detenuti da una Pubblica Amministrazione riguardanti attività di pubblico interesse, purché il soggetto che lo richiede abbia un interesse diretto, concreto e attuale rispetto al documento stesso. La richiesta va presentata alla Pubblica Amministrazione  che detiene il documento e deve essere regolarmente motivata.

I SERVIZI DEMOGRAFICI

La normativa prevede che l’accesso civico sia rifiutato laddove vi sia un pregiudizio concreto alla tutela della  protezione dei dati personali, in conformità con la legge come nel caso della disciplina sugli atti di stato civile e quella sulle informazioni contenute nell'anagrafe della popolazione.

Per questa ragione, l’unica modalità di accesso a dati e documenti conservati negli archivi demografici è quella documentale, ossia “ in caso di domanda di accesso ai documenti amministrativi il soggetto richiedente deve specificare il nesso che lega il documento richiesto alla propria posizione soggettiva, ritenuta meritevole di tutela. Detta domanda deve, inoltre, indicare i presupposti di fatto idonei a rendere percettibile l'interesse specifico, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento “ (Consiglio di Stato, sez. V, sentenza 22.06.2012 n° 3683, art. 22, co. 1, lett. B), L. 7 agosto 1990, n. 241.) “

E’ vietato rilasciare documenti che attestino l’origine razziale o etnica, i dati relativi alla salute e all’appartenenza religiosa contenuti in atti anagrafici storici.

Anagrafe ed Anagrafe degli Italiani Residenti all'Estero (A.I.R.E.)

Fatti salvi i divieti di comunicazione di dati, stabiliti da speciali disposizioni di legge, l'ufficiale di anagrafe rilascia a chiunque ne faccia richiesta, previa identificazione, i certificati concernenti la residenza, lo stato di famiglia degli iscritti nell'anagrafe nazionale della popolazione residente, nonche' ogni altra informazione ivi contenuta.

Non costituiscono materia di certificazione le notizie riportate nelle schede anagrafiche concernenti la professione, arte o mestiere,la condizione non professionale, il titolo di studio, il domicilio digitale, la condizione di senza fissa dimora e il titolo di soggiorno.

Divieto di consultazione diretta dei registri

E’ vietato l’accesso e la consultazione dei registri demografici da parte di persone estranee al servizio anche se personalmente interessate alla consultazione per ragioni di studio a ricerche storiche, statistiche, epidemiologiche. Sono escluse da tale divieto le persone appositamente incaricate dall'autorita' giudiziaria e gli appartenenti alle forze dell'ordine ed al Corpo della Guardia di finanza.

Rilascio di copie integrali degli atti di stato civile

L’istanza di rilascio della copia integrale degli atti di stato civile deve esse motivata sulla base di quanto previsto dall'art.107 del d.P.R. 396/2000: "Gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciati dall'ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne è fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non è vietato dalla legge".

Pertanto gli estratti per copia integrale possono essere rilasciati solamente al diretto interessato, relativamente ai minori ai genitori o al tutore, oppure a soggetti diversi a condizione che venga presentata motivata istanza comprovante l'interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante.

Nella richiesta devono essere indicati le generalità della persona di cui si richiede la copia integrale, l’anno di nascita, di matrimonio o di decesso o qualsiasi dato che permetta l’individuazione precisa  dell’atto. 

L'accesso alle informazioni non è consentito nei confronti della madre che abbia dichiarato alla nascita di non volere essere nominata ai sensi dell'articolo 30, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396." o in caso di adozione.

Richiesta di elenchi anagrafici e di Stato Civile

La normativa vigente non consente il rilascio di elenchi nominativi a soggetti privati.
Il rilascio di elenchi degli iscritti nell'anagrafe della popolazione residente e di dati anagrafici per fini statistici e di ricerca è consentito :

- alle amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica  utilita', l'ufficiale di anagrafe rilascia, anche periodicamente, elenchi degli iscritti nella anagrafe della popolazione residente

- agli interessati che ne facciano richiesta per fini statistici e di ricerca, l'ufficiale di anagrafe rilascia dati anagrafici, resi anonimi  ed  aggregati  che si possono facilmente ricavare senza che l’ufficiale di anagrafe o di stato civile sia costretto ad un lavoro di ricerca complesso.

I dati richiesti devono essere necessari, pertinenti e non eccedenti le finalità istituzionali del richiedente.

Gli elenchi non possono essere utilizzati per la propaganda elettorale o per pubbliche relazioni di carattere personale.

Rilascio delle liste elettorali

Le liste elettorali possono essere rilasciate in copia per finalità di applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo, di studio, di ricerca statistica, scientifica o storica, o carattere socio-assistenziale o per il perseguimento di un interesse collettivo o diffuso.

Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR) e privacy

Ogni cittadino ha diritto di conoscere, controllare e verificare i propri dati registrati in ANPR, nei limiti e nel rispetto delle modalità previsti dalla normativa sulla privacy e di conoscerne le modalità di tutela.

Con autenticazione  SPID ( Sistema Pubblico d’Identità Digitale), i cittadini potranno consultare i propri dati anagrafici attraverso il servizio di “visura” e stampare alcune tipologie di certificazioni.
La consultazione non è soggetta ad alcun pagamento e non necessita di una richiesta di accesso formale.

ANPR assicura al singolo Comune la disponibilità dei dati anagrafici, degli atti e degli strumenti per lo svolgimento delle funzioni statali attribuite al Sindaco del testo unico degli enti locali e mette a disposizione dei Comuni un sistema di controllo, gestione e interscambio, puntuale e massivo, di dati, servizi e transazioni necessario ai sistemi locali per lo svolgimento delle funzioni istituzionali di competenza comunale.

Al fine dello svolgimento delle proprie funzioni, il Comune può utilizzare i dati anagrafici eventualmente detenuti localmente e costantemente allineati con ANPR al fine esclusivo di erogare o usufruire di servizi o funzionalità non fornite da ANPR.

L’ANPR consente esclusivamente ai Comuni la certificazione dei dati anagrafici nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 33 del decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1989, anche in modalità telematica.

I Comuni inoltre possono consentire, anche mediante apposite convenzioni, la fruizione dei dati anagrafici da parte dei soggetti aventi diritto.

Struttura responsabile

Struttura: Settore Servizi al Cittadino
Referente: SIGNIFREDI DONATELLA

Responsabile del procedimento

Referente: MERIGHI ROBERTA

Data inizio validità : 12/07/2021
Ultimo aggiornamento : 12/07/2021
Struttura del servizio
Scheda generale del servizio
Riferimenti normativi
  1. DPR 396 del 2000
  2. D. Lgs n. 33 del 14 marzo 2013
  3. D. Lgs n. 196 del 30 giugno 2003
  4. Legge n. 241 del 7 agosto 1990
  5. Regolamento europeo n. 679 del 2016
Numero Unico 0521 40521
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