Struttura Operativa Servizio Archivi e Protocollo

Gestione del protocollo informatico e degli archivi di deposito e storico dell’Ente

Gestione della corrispondenza cartacea e PEC da e per il Comune (arrivo, partenza, smistamento) e dei rapporti con Poste Italiane SpA e altri gestori di servizi postali

Stabilisce i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema di protocollazione e conservazione degli archivi digitali in collaborazione con il servizio informatico dell’Ente verificando l’interoperabilità dei software gestionali con il protocollo informatico

Propone il Manuale di gestione dei flussi documentali, i Regolamenti in materia archivistica ed elabora le proposte di aggiornamento

Elabora e attua il piano di conservazione degli archivi

Vigila sull’osservanza delle disposizioni normative vigenti in materia di corretta archiviazione e conservazione dei documenti

Predispone, in accordo con il Settore competente, programmi di collaborazione con le istituzioni culturali locali, regionali e nazionali per programmi attinenti agli archivi e ai beni archivistici

Effettua attività didattica e di ricerca scientifica quale istituto culturale ai sensi del D.Lgs. 42/2004 sia autonomamente nei confronti delle istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado sia in collaborazione con le strutture competenti in materia di formazione per l’aggiornamento del personale o per l’organizzazione di stage per studenti. Nei confronti dei cittadini opera sia come interlocutore per la didattica in archivio sia per la didattica dell’archivio, anche attraverso eventi di carattere nazionale e locale (es. Settimana della didattica)

Organizza e sovraintende alla Sala di Studio dell’Archivio Storico Comunale giusto il Regolamento approvato dal Consiglio Comunale nella seduta del 2 luglio 1986, n. 887/135

Propone la selezione dei documenti per la conservazione perenne attraverso procedura di legge vigilata dalla Soprintendenza Archivistica per l’Emilia Romagna

Riordina scientificamente gli archivi predisponendo inventari e strumenti di corredo

Promuove la cultura e la valorizzazione della documentazione archivistica comunale anche attraverso strumenti informatici che offrono la fruizione dei materiali archivistici anche collaborando con le strutture comunali competenti

Propone l’innovazione delle procedure archivistiche attraverso progetti settoriali nazionali ed attraverso convenzioni con Università

Predispone le pubblicazioni relative al patrimonio conservato

Interviene con attività di vigilanza e consulenza sulla formazione e tenuta degli archivi correnti •

Espleta funzioni di Anagrafe e Stato Civile eseguendo le annotazioni sui registri storici e rilasciando certificazioni, ivi incluse le certificazioni relative alle domande per il rilascio di doppia nazionalità

Gestione accesso atti e consultazione pratiche edilizie fino all'archivio corrente in carico al SUA