Cosa fa
Gestione del protocollo informatico e degli archivi di deposito e storico dell’Ente
Stabilisce i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema di protocollazione e conservazione degli archivi digitali in collaborazione con il servizio informatico dell’Ente verificando l’interoperabilità dei software gestionali con il protocollo informatico
Propone il Manuale di gestione dei flussi documentali, i Regolamenti in materia archivistica ed elabora le proposte di aggiornamento
Elabora e attua il piano di conservazione degli archivi
Vigila sull’osservanza delle disposizioni normative vigenti in materia di corretta archiviazione e conservazione dei documenti
Predispone, in accordo con il Settore competente, programmi di collaborazione con le istituzioni culturali locali, regionali e nazionali per programmi attinenti agli archivi e ai beni archivistici
Effettua attività didattica e di ricerca scientifica quale istituto culturale ai sensi del D.Lgs. 42/2004 sia autonomamente nei confronti delle istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado sia in collaborazione con le strutture competenti in materia di formazione per l’aggiornamento del personale o per l’organizzazione di stage per studenti. Nei confronti dei cittadini opera sia come interlocutore per la didattica in archivio sia per la didattica dell’archivio, anche attraverso eventi di carattere nazionale e locale (es. Settimana della didattica)
Organizza e sovraintende alla Sala di Studio dell’Archivio Storico Comunale giusto il Regolamento approvato dal Consiglio Comunale nella seduta del 2 luglio 1986, n. 887/135
Propone la selezione dei documenti per la conservazione perenne attraverso procedura di legge vigilata dalla Soprintendenza Archivistica per l’Emilia Romagna
Riordina scientificamente gli archivi predisponendo inventari e strumenti di corredo
Promuove la cultura e la valorizzazione della documentazione archivistica comunale anche attraverso strumenti informatici che offrono la fruizione dei materiali archivistici anche collaborando con le strutture comunali competenti
Propone l’innovazione delle procedure archivistiche attraverso progetti settoriali nazionali ed attraverso convenzioni con Università
Predispone le pubblicazioni relative al patrimonio conservato
Interviene con attività di vigilanza e consulenza sulla formazione e tenuta degli archivi correnti
Espleta funzioni di Anagrafe e Stato Civile eseguendo le annotazioni sui registri storici e rilasciando certificazioni, ivi incluse le certificazioni relative alle domande per il rilascio di doppia nazionalità
Gestione accesso atti e consultazione pratiche edilizie sino all'archivio corrente in carico al SUAP